各学院、相关职能部门：

毕业生照片是承载郑航记忆、见证办学历程的珍贵史料，对丰富档案馆藏、传承校园文化、开展校友服务具有重要意义。为规范2026届毕业生照片征集、整理与归档工作，确保档案资料完整规范、长期可存，根据《高等学校档案管理办法》及学校档案管理相关要求，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）各类各层次毕业生（本科生、研究生）班级毕业合影、专业集体合影、学院毕业大合影。

（二）外国留学毕业生合影照片。

（三）学校毕业典礼、学位授予仪式、各学院毕业离校特色主题活动、师生座谈会等具有纪念意义的照片。

（四）各学院优秀毕业生个人照片和合影。

（五）其他有保存价值的毕业生个人或合影照片。

二、归档要求

各类照片仅需提供命名清晰准确且附带文字说明（见附件）的电子版文件。

（一）命名规范

1.单人照：学院-2026届-专业-班级-姓名。

2.合影照：学院-2026届普通本科/硕士研究生-专业-班级毕业合影（学院、专业、届数都不要用简称或简写）。

3.活动照：学院/活动主体-活动名称-时间-地点。

（二）格式规范

电子照片统一为jpg格式，单张大小原则上控制在2MB以内，分辨率清晰、无压缩、修图或裁剪、无过度美颜。

（三）内容真实

照片信息真实准确，人物信息描述完整，严禁翻拍、模糊不清、有瑕疵的照片归档。

（四）分类整理

按照单人照、班级合影、专业合影、院系合影、各类活动照片等类别分别建立文件夹，整理完毕后统一打包归档。

三、报送时间及方式

请各学院及相关单位高度重视，指定专人负责此项工作，严把质量，按时报送，并全程做好资料保密与安全管理。

报送截止时间：2026年6月30日。

报送方式：各立卷单位汇总整理打包后，将电子版压缩包报送至档案馆征集接收部邮箱：zjjsb@zua.edu.cn。

其他未尽事宜，请与档案馆联系。

联系人：赵老师      联系电话：0371-61910017

附件：毕业照片文字说明模板

档案馆

2026年5月14日