岗位职责

一、办公室

1、行政事务。①日常事务:负责党支部日常党务工作;协助馆领导处理馆内日常行政事务;起草档案工作计划、总结;②工作制度:组织拟订馆内工作制度;组织协调拟订全校档案工作管理制度和规范;③会议活动:协助馆领导协调全馆工作,组织全馆性活动,组织安排有关会议,对重要会议作好记录,形成纪要;④督办落实:负责馆长会议决策事项的督办和落实;⑤外联接待:协助馆领导做好对外联系和接待工作。

2、文书处理。①用印管理:负责馆印章管理,以馆的名义发布通知、通告等;②文档收发:负责各类办公信息、公文材料的收发、登记、呈送、传阅、传递、督办和立卷归档工作;负责馆内报刊、资料、信件的订购、收发和管理工作;协调档案馆年终综合报表的统计和报送;③建档工作:本部门档案的整理归档。

3、办公家具。负责各类办公用品、办公家具、档案装具、用具的定制、购置、登记、发放、维修等。

4、人事管理。协助馆长做好馆内人事管理工作,包括年度考核、人员招聘、岗位聘任、聘用、日常考勤、人员管理、校内津贴分配、绩效发放、离退休人员的联系、慰问、信访等工作。

5、预算管理。协助馆长做好部门年度预算申报、各项经费的使用管理及报销等财务工作。

6、协作联络。协助馆领导完成高校档案学会、协会工作,省直单位档案工作协作组各项工作;组织工会活动;组织馆内各项文体活动;协调我校信息管理学院协作等校内协作事宜。

7、助理管理。负责馆内学生助理的管理工作。

8、完成馆领导交办的其他工作任务。

、征集接收部

1、档案接收。负责对全校各类纸质档案、电子档案、声像档案整理;相关数据的收集、接收、移交、分类、编目、统计等工作;实施纸质与电子文件双轨制归档,并做好向管理利用科档案安全移交的工作。

2、资源建设。①现行资源:开展对校内重大活动、重要项目档案的收集整理工作;②声像资源:声像类档案的收集、整理、编目工作;③名人资源:负责开展名人特种档案材料的收集、征集、整理、立卷、编目、扫描与移交入库;④口述资源:学校口述档案资源建设工作;⑤史料资源:我校档案史料、航空工业遗产和航空非物质文化遗产等档案的征集、捐赠、购置、整理等相关工作;⑥实物资源:新增实物档案的接收、整理和移交工作;⑦档案托管:根据工作需要做好有价值非职务类工作记录的托管工作。

3、完成馆领导交办的其他各项任务。

、保管利用部

1、档案管理。①档案入库。对接收征集科移交档案进行交接、登记、入库;②档案整理,档案材料系统化工作;③档案保管。各类入库档案的安全保管、实物档案入库保管。

保管利用科下设3个档案室,主要职责如下:

①档案1室:负责教学、科研、基建、出版产品、仪器档案的管理工作;相关归档单位的业务指导、监督及兼职档案员的培训;负责学生学籍、成绩档案管理和查阅工作。

②档案2室:负责全校教职工档案的收集、整理、保管工作;负责教职工个人档案转递、查询工作。

③档案3室:负责文书、财会档案的管理查询工作。

2、库房管理。库房管理。负责档案库房安全智能化管理系统的日常维护和运行,档案库房的其他技防及安全管理;声像档案库房管理等。

3、利用服务。负责全馆档案的借阅、利用服务;提供档案查阅、资料复制、档案咨询、档案证明等相关业务。

4、数字加工。馆藏档案的数字化工作,负责档案数据检查、挂接及安全管控。

5、完成馆领导交办的其他各项任务。

四、技术开发部

1、数字档案馆建设。①信息化规划。负责档案信息化工作,协助馆领导拟定数字档案馆建设规划,并负责贯彻和分步实施;②信息化实施。负责馆藏数字档案馆建设和文档一体化管理系统建设等档案信息化工作。

2、信息系统建设运行。①计算机管理系统建设。负责全馆各类档案计算机管理系统的建设、维护、升级、完善和信息更新工作,确保综合档案管理系统、教工人事档案管理系统、学生人事档案管理系统及各类应用系统等的安全运行;②档案数据库管理。建立专题数据库;各类档案数据库的日常管理、维护及利用;涉密档案数据库的安全与保密工作,确保涉密数据与校园网物理隔离;档案数据安全备份及异地保管工作。

3、信息技术支持。全面负责档案馆技术支持与服务工作。①平台支持:档案馆网页的制作、维护和信息更新;与办公室和编研开发科等科室协作,共同做好档案馆主页、APP、微博、微信、郑州航院历史文化展示平台等建设、维护、运行和内容更新工作;②前端控制支持:提供部门预立卷系统、电子文件归档等业务培训的技术指导与支持;③归档支持:协助业务督导科做好电子文件归档;④数字化支持:协助保管利用科做好馆藏档案的数字化工作,负责档案数据检查、挂接及安全管控;⑤声像档案技术支持:为学校声像档案的收集、整理、编目、借阅以及声像档案库房管理提供技术支持;⑥编研支持:与馆内有关科室合作,为各类专题档案信息编研工作、档案信息资源开发利用等提供技术支持;⑥宣传支持:协助编研开发科通过计算机网络和其它形式对本馆工作进行宣传;⑦信息化培训:全校专兼职工作人员档案计算机技术培训指导和技术支持。

4、电子设备管理。负责全馆各类电子设备(包括计算机、服务器、网络设备、大图机、打印机等)的采购、管理、维护、报废及机房的管理工作,确保主机房安全(信息安全等级达二级)与各类服务器的正常运行。

5、完成馆领导交办的其他各项任务。

 

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