为了积极地开展档案的利用工作，充分发挥档案服务学校教学、科研、管理等各项工作的作用，根据国家和省档案局法律法规的有关规定，特制定本制度。

一、查（借）阅档案，须办理查借阅手续。档案原则上只能在档案馆阅档室阅览。因特殊情况需带出档案馆者，必须办理审批手续，严格限制借出时间，并按时归还。

二、学校各单位和个人，因工作需要查（借）阅学校党委、行政、人事、教学、科研、财务、基建等档案材料，需填写档案查询申请表，经查阅人所在单位和原档案材料形成单位同意后，查阅人持本人身份证原件，方可查(借)阅档案。

三、学生持本人身份证并填写学籍档案查询申请表后方可查询自己学籍档案；若非本人查询学籍表，代查人须出示本人身份证和委托证明，并填写学籍档案查询申请表后方可查询。

四、以组织名义利用非开放的档案或利用的档案属控制使用的，须经档案馆负责人同意，必要时报请主管校领导审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密部门批准。

五、校外单位和个人，需持单位介绍信和查阅人身份证原件，在表明利用档案目的和范围并履行相关审批手续后，均可利用已公布的档案。

六、境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

七、社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

八、查（借）阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得转借、涂改、圈化、增删、抽页、剪裁、拆卷等，如有违犯，按《中华人民共和国档案法》有关规定，根据其情节轻重，依法处理。

九、查（借）阅档案原则上不允许拍照或录像，确因工作需要，须经档案馆负责人同意并备案。

十、档案馆可根据查阅者需要提供档案材料复制件，并依学校授权出具相关档案证明。

十一、摘抄、复制非开放档案者，需办理审批手续。利用的单位和个人未经有关部门或档案馆同意，不得擅自公布档案内容。

十二、查阅电子档案的手续参照纸质档案查阅手续执行。

十三、查(借)阅档案登记簿及有关手续和材料要妥善保管，存档备查。