第一章 总 则

第一条为规范学校档案工作，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《河南省档案管理条例》以及《高等学校档案工作规范》，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指学校在从事教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式、载体的历史记录。

第三条学校档案实行档案馆集中统一管理的原则，维护档案的完整、准确、系统和安全，建立与学校发展相适应的档案馆藏资源体系，便于档案的有效利用。

第四条档案工作是学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。学校加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校发展规划、总体制度规划和年度工作计划，各党群机构、行政机构、直属机构、教学院部及科研平台（以下简称各二级单位）应将档案工作纳入职责范围、议事日程和目标任务。

第五条各二级单位和全校师生员工有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。

第二章 档案管理体制、机构与职责

第六条学校档案工作应在校长的统一领导下，由主管副校长负责，同时主动接受上级行政和业务部门的指导和监督。

第七条学校成立档案工作委员会，档案工作委员会由校长任主任，分管档案工作的副校长任副主任，相关二级单位分管档案工作的领导任委员。档案工作委员会下设办公室，档案馆馆长任办公室主任，办公室设在档案馆。需要特殊条件保管或利用频繁并具有一定独立性的档案，经档案工作委员会审批后，可设立档案分室，且须配备专职档案管理人员，受档案馆业务指导，实行统一管理、分级保管。

学校各二级单位应明确1名处级领导分管本单位档案工作，并根据实际情况，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集整理、立卷归档和移交工作。

第八条档案工作委员会主要职责：

（一）指导、协调、检查学校档案工作；

（二）审定学校重要的档案管理规章制度；

（三）研究决定档案工作的重大事宜；

（四）对各单位档案工作进行监督、检查与考核。

第九条档案馆主要职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，利用档案开展多种形式的宣传教育活动；

（二）统筹规划学校档案工作，制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实、监督和考核；

（三）负责全校档案工作的业务指导、监督和检查；负责档案库房的安全和技术管理，对出现的安全隐患及时汇报、跟踪检查、积极整改，确保档案库房安全；

（四）负责各类档案的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管等各项工作；

（五）编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）立足学校，服务社会，创新档案服务体系，科学开展档案的开放和利用；

（八）开展档案工作协作、学术研究和交流活动；

（九）开展学校专（兼）职档案管理人员的业务培训；

（十）严格执行保密制度，保守档案机密，确保档案安全。

第十条各二级单位分管档案工作负责人主要职责：

（一）参加学校召开的档案工作会议，履行本单位档案工作第一责任人职责；

（二）认真组织本单位工作人员和有关业务人员学习档案政策与法律，领导并督促本单位教职工执行学校档案工作的各项工作制度；

（三）把档案工作纳入本单位的议事日程和有关人员的职责范围，制定相应的措施，组织实施，每年定期检查档案工作；

（四）加强与档案馆的联系，共同做好本单位档案业务指导、检查、监督工作，审核向档案馆移交的卷宗，保证档案真实、完整、规范；

（五）负责本单位档案材料的安全和保密工作。

第十一条各二级单位专（兼）职档案管理人员主要职责：

（一）负责本单位文件资料的形成、积累、保管、整理、归档立卷和移交工作；

（二）坚持平时立卷，参照本单位归档范围及保管期限表，合理分类存放，便于利用和立卷归档，归档案卷做到组卷合理，编写页码准确，文件目录打印规范，保证归档文件完整、准确、系统；

（三）参与本单位重要项目、重要活动、重要会议，做到重要活动全过程与档案工作同步开展，即重要活动的活动开始与材料归档同步、活动进度与材料形成监督同步、活动结束与材料归档检查同步、材料实体归档与材料数字归档同步、活动考核与材料交接同步；

（四）按照规定由本单位保存的档案材料或暂未向档案馆移交的档案材料,应建立健全相应的科学管理制度,确保档案材料安全,并积极提供服务；

（五）主动接受档案馆的业务指导和监督检查，按规定时间负责向档案馆提交和移交有关档案材料；

（六）积极参加档案业务学习，提高档案工作安全和保密意识。

第三章 档案管理

第十二条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度，全校各二级单位均为立卷单位。

第十三条档案馆应建立和完善档案立卷归档制度，实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的纸质文件材料由形成单位按档案馆确定的档案立卷归档范围及要求，依据文件材料形成的自然规律，加以系统整理组卷，编排页号和件号，制作卷内目录，书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第十四条按照国家有关规定做好档案鉴定工作，对保管期限已满档案，由学校档案工作委员会成立档案鉴定小组，对档案密级调整和需要销毁的档案提出建议，报主管校领导批准后实施。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案要造具清册，组织监销。

第十五条档案馆注重采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。定期对馆藏档案及资料保管情况检查，核对目录与档案，发现档案破损、虫害变质、遗失等情况，及时报告，查明原因，采取有效补救措施。

第四章 档案归档与移交

第十六条学校文件材料实行分类归档，依照《高等学校档案管理办法》和我校实际情况，我校文件材料的归档范围包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类11大类，并附设声像类、实物类。

第十七条档案应按照时间要求归档。

（一）党政、财会和能按年度归档的各职能单位，应在每年6月底前完成上一年度立卷归档工作；

（二）教学院部和能按教学年度立卷归档的单位，应在每年12月底前，完成上一学年度的立卷归档工作；

（三）科研类档案应在项目完成后2个月内归档，基建类档案应在项目完成3个月内归档；

（四）会计类档案,根据工作需要，可由财务管理部门保管3年后，移交档案馆；

（五）专题性、成套性、全校性重大活动档案，在项目完成后3个月内归档。

第十八条各二级单位应按规定时间向档案馆移交各类档案，任何单位或个人不得以任何理由不交，更不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集保管。

移交档案（含电子文件材料）必须履行手续，填写移交清册（含电子版），一式两份，交接双方要签名盖章，各保存一份。因客观原因确实不能按时移交的，应向档案馆递交书面说明，并按档案馆要求上报未能移交档案材料统计明细及保存状态。

第五章 档案的利用与开放

第十九条 严格档案查阅制度，积极提供查询利用。凡持有合法证明的单位和个人，表明利用档案目的和范围，经档案馆工作人员同意后，办理查阅登记手续。查阅档案原则上在档案馆阅档室查阅，限时归还。

境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿并优先提供。

第二十条以组织名义利用未公开的档案内容，应当经档案形成单位同意，必要时报请档案馆馆长审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当报学校保密部门批准。

第二十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请档案馆馆长或主管校领导审查批准。

第二十二条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆馆长批准。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十三条严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定开放有关档案。属下列情况之一者，不得对外开放：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制开放的。

第六章 奖励与处罚

第二十四条 学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十五条 有下列行为之一的，学校视其情节轻重，给予责令限期整改或依法给予处理；情节严重的，由学校报请地方档案行政管理部门对直接责任人给予处罚；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、仿造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）不按照国家有关规定办理审批手续，擅自运送、邮寄、携带出境或者通过互联网传输出境属于国家所有的档案及其复制件的；

（七）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 条件保障

第二十六条加强档案库房管理。学校档案馆档案库房应符合《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求，并配置恒温、恒湿设备，配备防火、防盗、防水、防潮、防虫、防尘、防光、防有害气体等必要设施。存放涉密档案应当设有专门库房。

第二十七条档案信息化建设应纳入学校信息化建设规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用，推进数字档案馆建设，不断提升档案信息化水平。

第八章 附 则

第二十八条本办法自发布之日起施行，原《郑州航空工业管理学院档案管理办法》（校发〔2016〕23号）同时废止。

第二十九条本办法由档案馆负责解释。