全校各单位：

为做好各单位2023年度各类档案的立卷归档移交工作，确保各类档案及时、准确、完整归档，根据《郑州航院档案管理办法（修订）》（校政字〔2020〕16号）的具体要求，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2023年度（2023年1月1日至12月31日）各单位应归档的文件材料，按照新拟定的《郑州航空工业管理学院档案分类、归档范围、保管期限三合一制度》规定的归档范围（附件1）进行移交。

（二）2023届毕业生应归档的学籍档案材料及毕业生合照（含电子版）、毕业生纪念册（含电子版）、毕业生照片册（与毕业证书同底、含电子版）。

（三）历年应归档的重大活动材料，按照《郑州航院重大活动档案管理办法（试行）》（校政字〔2020〕17号）规定的范围进行归档整理。

（四）2023年度及以前应归档的有关重要实物档案、音像（照片、录像、音频等）档案等。

（五）2021、2022年度相关单位未移交或未完全移交的所有档案材料及整理好的急需移交的重要文件材料。

二、归档要求

（一）各单位主要负责人要切实加强对本单位档案归档工作的领导，档案工作负责人及兼职档案员要认真履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理、审核与移交工作。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

（二）凡产生的文件材料涉及多个单位的，由主办单位负责归档，相关单位协助提供材料。

（三）归档的文件材料必须是原件（定稿），特别重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份留存。

（四）归档的文件材料必须齐全完整，实物、照片（包括底片）、 录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。

（五）归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映学校各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。整理要求和相关表格参照《郑州航院部门立卷归档工作规范》（附件2-4）执行。

（六）归档文件原则上要求纸质、电子双套制归档，且须确保二者的一致性。

三、归档时间

（一）2023年度各单位年鉴材料（包括归档范围中的综合性统计资料和年鉴综合材料即各单位年鉴文字稿件）电子版务必于2024年3月10日前移交，纸质版可随后移交。（年鉴撰稿说明见附件6）

（二）党政、直属机构等各部门的综合文书文件材料于2024年6月30前移交。

（三）教学、学籍类归档文件材料

2022-2023学年度（2022.9-2023.7）应于2024年6月30前移交；2023-2024学年度（2023.9-2024.7）应于2024年12月31日前移交。

（四）科研项目类应在项目完成后2个月内归档。

（五）基建项目类应在项目完成后3个月内归档。

（六）2023年度会计凭证类归档文件材料，由财务处按要求进行整理且保管满3年后移交归档。

（七）临时性机构、机构变更等形成的归档文件材料，按有关要求和规定时间进行移交。

（八）干部人事类归档文件材料分阶段、分批次归档。

四、归档移交程序

（一）移交档案前，交接双方须当面查验。档案馆根据有关标准进行验收，发现手续不全或案卷不符合要求的情况，将予以退回，并要求移交部门在规定期限内进行调整后再移交。

（二）移交档案时，必须严格履行交接手续，打印并填写归档文件材料移交表（附件5）。移交表一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。电子版材料请发送至档案馆赵珍珍老师OA工作便签。

（三）在立卷归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系。联系人：赵老师 61910017   地址：图书馆大楼北1A层1A12室。

附件：1.各单位档案分类、归档范围和保管期限表

2.郑州航院部门立卷归档工作规范

3.卷内目录

4.预审表

5.归档文件材料移交表

6.年鉴撰稿说明 

 档案馆      

2024年2月28日