全校各单位：

为进一步加强学校档案管理工作，确保2024年度各类档案材料的完整收集、规范整理和及时归档，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合《郑州航院档案管理办法（修订）》（校政字〔2020〕16号）的具体要求，现将2024年度档案立卷归档工作有关事项通知如下。

一、归档范围

（一）2024年度（2024年1月1日至12月31日）各单位应归档的文件材料，按照《郑州航空工业管理学院档案分类、归档范围、保管期限三合一制度》规定的归档范围进行移交。

（二）2024届毕业生应归档的学籍档案材料及毕业生合照（含电子版）、毕业生纪念册（含电子版）、毕业生照片册（与毕业证书同底、含电子版）。

（三）历年应归档的重大活动材料，按照《郑州航院重大活动档案管理办法（试行）》（校政字〔2020〕17号）规定的范围进行归档整理。

（四）2024年度学校在各项业务和对外交流活动中形成的照片、录音、录像等各类声像档案材料以及各类荣誉证书、奖杯（牌）、有保存价值的礼品、纪念品等实物档案材料。声像、实物类档案应同其详细的文字说明材料一起归档。

（五）红色档案、大学路校区珍贵档案和校史资料。

（六）2023年度（含）以前相关单位未移交或未完全移交的所有档案材料及整理好的急需移交的重要文件材料。

二、归档要求

（一）材料齐全完整。各单位应按照归档范围全面收集本单位2024年度形成的各类档案材料，确保完整、真实，不得遗漏。

（二）整理规范有序。归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映学校各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。档案材料应按照相关规定进行分类、组卷、编号、编目等整理工作，具体请参照《郑州航空工业管理学院部门立卷归档工作规范》（附件1）执行。

（三）原件优先原则。归档的文件材料必须是原件（定稿），若确无原件，应在复印件上注明原件存放地点、保管人，并加盖单位公章。特别重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份留存。

（四）电子文件同步归档。所移交纸质档案材料需提供对应关联的电子文件，实行纸质、电子双套制归档，实现电子文件与纸质文件的同步管理。

（五）凡产生的文件材料涉及多个单位的，由主办单位负责归档，相关单位协助提供材料。

（六）签字盖章手续完备。归档的文件材料应具备齐全的签字盖章手续，确保文件的法律效力。

三、归档时间

（一）2024年度各单位年鉴材料（包括归档范围中的综合性统计资料和年鉴综合材料即各单位年鉴文字稿件）电子版务必于2025年3月1日前移交，纸质版可随后移交。（年鉴撰稿说明见附件5）

（二）党政、直属机构等各部门的综合文书文件材料于2025年6月30日前移交。

（三）教学、学籍类归档文件材料

2023-2024学年度（2023年9月—2024年7月）材料应于2025年6月30日前移交；2024-2025学年度（2024年9月—2025年7月）材料应于2025年12月31日前移交。

（四）科研项目类档案应在项目完成后2个月内归档。

（五）基建项目类档案应在项目完成后3个月内归档。

（六）2024年度会计凭证类归档文件材料，由财务处按要求进行整理且保管满3年后移交归档。

（七）临时性机构、机构变更等形成的归档文件材料，按有关要求和规定时间进行移交。

（八）干部人事类归档文件材料分阶段、分批次归档。

四、归档流程

（一）整理组卷：各单位兼职档案员按照归档范围和归档要求。对本单位2024年度形成的档案材料进行收集、分类、整理、组卷。

（二）编制目录：在整理组卷的基础上，按照档案类别编制档案目录。

（三）审核验收：各单位将整理好的档案材料和目录报送档案馆，由档案馆审核验收。审核内容包括档案材料的完整性、整理的规范性、目录的准确性等。对于验收不合格的档案材料，将予以退回，并要求在规定期限内进行整理合格后再移交。

（四）移交归档：经预审验收合格的档案材料，才能正式移交档案馆。移交档案时，必须严格履行档案移交手续。填写并打印档案材料移交表（附件4）。一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。所交纸质版材料对应的电子版请发送至档案馆赵珍珍老师OA工作便签。

五、注意事项

（一）加强组织领导。各单位要高度重视档案立卷归档工作，切实加强组织领导。各单位档案工作负责人及兼职档案员要认真履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理、审核与移交工作，确保归档工作顺利进行。

（二）严格遵守规定。各单位应严格按照本通知的要求，按时完成档案立卷归档工作。对于未按时归档或归档质量不符合要求或不认真履行档案归档职责的单位，将责令限期整改，并给予通报。

（三）确保档案安全。在档案收集、整理、移交等过程中，要采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。

（四）加强沟通协调。各单位在归档过程中遇到问题，应及时与档案馆沟通协调，共同解决。档案馆将加强对各单位归档工作的业务指导和检查监督，确保归档工作质量。

联系人：赵老师  电话：61910017

地  址：档案馆（图书馆大楼北1A层1A12室）                                      

附件：1.《郑州航空工业管理学院部门立卷归档工作规范》

2.盒内目录

3.预审表

4.档案材料移交表

5.年鉴撰稿说明

                                             

档案馆

                                                                    2025年2月24日